Facture électronique : la mécanique, format par format

Dans 16 jours, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir une facture électronique. Derrière cette échéance se met en place un circuit précis : des formats normés, deux plateformes intermédiaires, un annuaire, quatre statuts, et des données qui remontent à l'administration. Voici ce qui circule, et comment.

Le trajet d'une facture, coin par coin

Une facture ne va plus de vous à votre client. Elle passe par deux intermédiaires immatriculés, et une copie de ses données part au fisc. L'article 289 bis du CGI pose le principe : l'émission, la transmission et la réception s'effectuent « en recourant à une plateforme agréée ».

Un point mérite d'être souligné, parce qu'il surprend : votre plateforme n'est pas forcément celle de votre client. Chacun choisit la sienne, et les deux dialoguent. Plus de 70 plateformes ont été immatriculées à titre provisoire par la DGFiP. C'est précisément ce qui rend l'annuaire indispensable — nous y venons.

Les trois formats du socle

Le socle commun retient trois formats. Deux sont des XML purs, le troisième est un hybride qui explique à lui seul pourquoi la réforme est passable pour les petites structures.

C'est la bonne nouvelle technique de la réforme. Un fichier Factur-X reste un PDF : votre client l'ouvre et le lit comme avant. Mais il embarque, en pièce jointe interne, un XML que la machine exploite. Vous n'avez pas à choisir entre lisible et structuré — vous avez les deux dans le même fichier.

Factur-X se décline en profils de richesse croissante : MINIMUM, BASIC WL, BASIC et EXTENDED. La France y ajoute un profil EXTENDED-CTC-FR, qui intègre des données de facturation supplémentaires et modifie certaines règles de gestion ou cardinalités du modèle européen EN 16931.

L'annuaire, ou pourquoi le SIREN de votre client devient obligatoire

Si chacun choisit sa plateforme, comment la vôtre sait-elle où livrer ? Par un annuaire. Et la clé d'entrée dans cet annuaire, c'est le SIREN du destinataire. La DGFiP est explicite : ce numéro est « indispensable à l'adressage de la facture électronique afin de l'identifier dans l'annuaire ».

Autrement dit : le SIREN client n'est pas une mention décorative de plus en bas de page. C'est l'adresse postale du circuit. Sans lui, la facture ne part pas — de la même manière qu'une lettre sans code postal.

Les quatre statuts obligatoires

Une facture n'est plus un événement, c'est un objet qui a un cycle de vie. La DGFiP prévoit plusieurs statuts, dont quatre doivent obligatoirement être complétés par la plateforme et sont transmis à l'administration.

• DÉPÔT — « correspond à l'acceptation de la facture par la plateforme de l'émetteur ». La date de dépôt est horodatée : c'est elle qui fera foi.
• REJETÉE — « la plateforme de l'émetteur ou du destinataire n'accepte pas la facture », par exemple pour formats non conformes ou incohérence des montants HT/TVA/TTC.
• REFUS — « lorsque la facture est refusée par le destinataire », par exemple erreur de destinataire ou erreur sur la facture.
• ENCAISSÉE — « comprend les données de paiement (date et montant) ».

La distinction REJETÉE / REFUS est la plus importante à saisir, parce qu'elle commande la réparation. Un rejet est un problème de tuyau : format, cohérence, adressage — vous corrigez et vous renvoyez. Un refus est un désaccord commercial ou une erreur de fond — il se règle avec votre client, pas avec votre logiciel. Les confondre, c'est passer des heures à déboguer un XML quand il fallait passer un coup de téléphone.

Les quatre nouvelles mentions obligatoires

Aux mentions de l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI s'en ajoutent quatre :

1. Le numéro SIREN du client — l'adresse de routage, vue plus haut.
2. La catégorie de l'opération — prestation de services, vente, ou mixte. Elle sert « en vue du pré-remplissage des déclarations, pour déterminer l'exigibilité de la TVA ».
3. Le choix de l'option pour le paiement de la TVA sur les débits.
4. L'adresse de livraison du bien, complète et pays inclus, si elle diffère de l'adresse du client — « pour des raisons de lutte contre la fraude ».

Ce qui part vraiment au fisc — et pourquoi ça vous concerne plus que les autres

Les plateformes ne se contentent pas de transporter. Elles extraient et transmettent à l'administration l'identification du fournisseur et du client, les montants, les taux de TVA, les données de transaction hors champ de la facturation électronique, et les données de paiement pour toutes les opérations.

Conséquence pratique : la date à laquelle votre client paie devient une donnée fiscale transmise, et non plus une ligne dans votre tableur. C'est aussi ce qui rend l'option « TVA sur les débits » — la deuxième des nouvelles mentions — soudainement structurante.

Et si le circuit ne marche pas le 1^er septembre ?

La DGFiP a publié un guide pratique de démarrage qui traite précisément ce cas. Il pose trois principes, dont un qui surprendra ceux qui redoutent le couperet.

« Pendant la phase de démarrage, il n'y aura pas d'application des sanctions aux entreprises qui rencontrent des difficultés dans la mise en œuvre de la réforme mais qui sont engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité. […] Cette approche ne constitue ni un report ni une suspension de l'obligation. »

L'administration précise qu'elle « distinguera ces situations de celles relevant d'une inertie, d'un évitement ou d'un refus durable d'entrer dans le dispositif ». La tolérance vise donc l'entreprise qui essaie et bute, pas celle qui attend.

Deuxième principe, tout aussi utile : une facture reçue par mail, PDF ou papier après le 1^er septembre reste traitable, payable et déductible. Le guide est net — elle « ne doit pas être écartée pour cette seule raison lorsqu'elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires à son traitement ». La réforme change les modalités de transmission, « elle ne modifie pas les règles de fond relatives à l'existence de l'opération, à la dette commerciale, au paiement, à la comptabilisation de la facture ou au droit à déduction de la TVA ».

Une seule vigilance, que le guide martèle : si la même facture arrive par deux canaux, « le destinataire doit éviter tout double traitement » — pas de double paiement, pas de double comptabilisation, pas de double déduction de TVA. On désigne une facture de référence, on marque les autres comme duplicatas, et on garde la trace du rapprochement.

Questions fréquentes

Suis-je concerné si je suis en franchise en base de TVA ?

Oui. La fiche DGFiP vise « l'ensemble des opérations de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre assujettis à la TVA établis en France (y compris les franchisés en base) ». Ne pas facturer de TVA n'exonère de rien.

Quelles opérations sont exclues ?

Les opérations exonérées mentionnées aux articles 261 à 261 E du CGI bénéficiant d'une dispense de facturation — secteur médical, éducation, activités bancaires, assurances — ainsi que les transactions donnant lieu à un marché de défense ou de sécurité.

Dois-je changer de logiciel ?

Pas nécessairement. La DGFiP indique que « dans bien des cas, l'entreprise se servira des solutions qu'elle utilise d'ores et déjà (logiciel de facturation, logiciel de caisse, logiciel comptable, application bancaire…) dites solutions compatibles », c'est cette solution qui transmettra à la plateforme agréée choisie.

Qui horodate la facture ?

La plateforme de l'émetteur, au statut DÉPÔT. C'est elle qui acte l'entrée de la facture dans le circuit.

Sources

• DGFiP — Facturation électronique : l'émission de factures électroniques (version septembre 2025) — statuts, mentions obligatoires, champ d'application
• DGFiP — Guide pratique de démarrage au 1^er septembre 2026 — continuité, tolérance, doubles envois
• impots.gouv.fr — Spécifications externes et normes AFNOR — formats, profils, normes XP Z12-012/013/014
• impots.gouv.fr — Facturation électronique et plateformes agréées — rôle des PDP
• entreprendre.service-public.gouv.fr — Calendrier de la réforme

À lire aussi : la page de référence sur la facturation électronique · la checklist freelance · que faire du mail de la DGFiP

Le TJMètre — à jour au 16 août 2026. Assistance officielle : 0 806 807 807.