Rechnung schreiben
Zehn Pflichtangaben, eine Frist — und zwei Sonderfälle, die bei Freelancern ständig vorkommen.
Eine unvollständige Rechnung ist kein Formfehler ohne Folgen: sie kostet deinen Kunden den Vorsteuerabzug. Deshalb prüfen größere Auftraggeber genau, und deshalb lohnt es, die Liste einmal richtig zu kennen statt sie zu erahnen.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden |
| 2 | Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| 3 | Ausstellungsdatum |
| 4 | Eine fortlaufende Nummer, einmalig vergeben |
| 5 | Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung |
| 6 | Leistungszeitpunkt — bei Anzahlungen das Datum der Vereinnahmung |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Befreiungen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag, oder Hinweis auf die Befreiung |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers, wo sie besteht |
| 10 | Die Angabe «Gutschrift», wenn der Empfänger abrechnet |
Punkt 4 wird am häufigsten falsch gemacht. Fortlaufend heißt
nicht lückenlos aufsteigend um eins — es heißt einmalig. Ein Schema wie
2026-014 ist zulässig, ein doppelt vergebener Wert nicht.
Die Frist
Die Rechnung ist innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). In der Praxis rechnet niemand so spät ab — aber die Frist ist der Rahmen, in dem eine Nachberechnung noch möglich ist.
Zwei Sonderfälle, die dich betreffen
Kleinunternehmer
Wendest du § 19 UStG an, weist du keine Umsatzsteuer aus — Punkt 8 entfällt entsprechend, und ein Hinweis auf die Regelung erspart Rückfragen. Was das für dein Einkommen bedeutet (nämlich nichts), steht im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Kunde im EU-Ausland
Bei Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Auf der Rechnung stehen dann beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers — üblich als «Reverse Charge». Du weist keine deutsche Umsatzsteuer aus.
Wie lange du alles behalten musst
Und hier liegt eine Änderung, die die meisten Ratgeber im Netz noch nicht abgebildet haben. § 147 Abs. 3 AO unterscheidet drei Fristen:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege — also deine Rechnungen | 8 Jahre |
| Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen | 6 Jahre |
Belege: acht Jahre, nicht zehn. Die Frist wurde verkürzt; ein großer Teil der Online-Ratgeber nennt weiterhin zehn. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist — und sie verlängert sich, so lange die Unterlagen für eine noch offene Festsetzung von Bedeutung sind.
Die Angaben, die am häufigsten fehlen
Nicht die exotischen, sondern drei banale — und jede kostet dem Kunden den Vorsteuerabzug, bis sie nachgeholt ist:
| Fehlt | Warum es passiert | Folge |
|---|---|---|
| Leistungszeitpunkt | man nennt den Zeitraum im Text, nicht als Angabe | Pflichtangabe Nr. 6 fehlt |
| Steuernummer | Vorlage aus der Zeit vor der Anmeldung | Pflichtangabe Nr. 2 fehlt |
| Aufschlüsselung nach Steuersätzen | eine Summe statt getrennter Zeilen | Pflichtangabe Nr. 7 fehlt |
Alle drei sind Vorlagenfehler, keine Wissensfehler. Eine Vorlage pro Fallgruppe — Inland, EU-Geschäftskunde, Privatkunde — beseitigt sie dauerhaft und verhindert zugleich die Schuld nach § 14c UStG.
Die eine Zeile, die Geld wert ist
Ein konkretes Zahlungsdatum statt «zahlbar innerhalb von 14 Tagen». Ist der Termin kalendermäßig bestimmt, tritt der Verzug ohne Mahnung ein — und damit laufen Zinsen und die Pauschale von 40 € sofort, bei Geschäftskunden mit 9 Punkten über dem Basiszinssatz. Details im Ratgeber zum Zahlungsverzug.
Es ist die billigste Klausel, die es gibt: ein Datum statt einer Frist, und die Mahnung entfällt.
Elektronische Rechnungen
Eine Rechnung als PDF ist keine «elektronische Rechnung» im rechtlichen Sinn — dieser Begriff bezeichnet ein strukturiertes Format, das maschinell auslesbar ist. Für Freelancer heißt das praktisch: größere Auftraggeber und öffentliche Stellen verlangen zunehmend ein Format, kein Dokument. Wer für sie arbeitet, sollte die Anforderung vor dem ersten Auftrag klären statt nach der ersten Rechnung.
Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG bleiben davon unberührt — sie gelten für jedes Format. Und die Aufbewahrungsfristen des § 147 AO ebenso: eine elektronisch erhaltene Rechnung ist elektronisch aufzubewahren, ein Ausdruck genügt nicht.
Häufige Fragen
Was heißt «fortlaufende Nummer»?
Einmalig vergeben, nicht zwingend lückenlos. Jahres- oder Projektpräfixe sind zulässig, Doppelvergaben nicht.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist. Eine Berichtigung ist möglich — deshalb ist eine unvollständige Rechnung ärgerlich, aber reparabel.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Du weist sie nicht aus und darfst sie auch nicht ausweisen.
Stand: 17.08.2026. Quellen: § 14 UStG, § 147 AO. Keine steuerliche Beratung.