Verpflegungspauschale und Reisekosten
Zwei Beträge, eine Uhr — und eine Frist, die bei Langzeitprojekten den ganzen Abzug beendet.
Für Verpflegung auf Auswärtstätigkeit brauchst du keine Belege. Es gibt feste Pauschalen, und sie richten sich allein nach der Abwesenheitsdauer — nicht nach dem, was du tatsächlich gegessen hast. Das ist der bequemste Abzug im deutschen Steuerrecht, und er wird trotzdem regelmäßig verschenkt: weil niemand die Stunden mitschreibt, und weil eine Dreimonatsfrist übersehen wird.
Die beiden Beträge
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Volle 24 Stunden abwesend | 28 € |
| Mehr als 8 Stunden abwesend, ohne Übernachtung | 14 € |
| An- und Abreisetag bei Übernachtung | 14 € |
Bei 8 Stunden oder weniger ohne Übernachtung gibt es nichts. Die Grenze ist scharf, und sie erklärt, warum es sich lohnt, Abfahrt und Rückkehr wirklich zu notieren: zwischen 7 h 50 und 8 h 10 liegen 14 €.
Der Vorteil, der die An-/Abreise-Regel wertvoll macht. An diesen beiden Tagen gibt es die 14 € ohne jede Mindestdauer. Wer um 21 Uhr losfährt und am nächsten Abend zurückkommt, hat einen Anreisetag, einen Ganztag und einen Abreisetag — also 14 € + 28 € + 14 € = 56 € für zwei Nächte unterwegs.
Die Dreimonatsfrist — der Punkt, der Langzeitprojekte trifft
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Danach ist er vorbei — nicht reduziert, sondern null.
Für Freelancer ist das die praktisch wichtigste Regel des ganzen Themas, weil das typische Kundenprojekt genau in diesem Zeitraum liegt. Ein Sechs-Monats-Einsatz beim Kunden in einer anderen Stadt bringt die Pauschale für die erste Hälfte und nichts für die zweite.
Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit an diesem Ort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird — unabhängig vom Grund der Unterbrechung. Ein Projektwechsel, eine längere Pause zwischen zwei Phasen, ein Urlaub von vier Wochen: alles setzt die Uhr zurück. Es ist also nicht «drei Monate pro Kunde», sondern «drei Monate pro ununterbrochener Einsatz an einem Ort» — und diese Unterscheidung ist Geld wert.
Was die Pauschale nicht abdeckt — und was daneben läuft
Die Verpflegungspauschale betrifft ausschließlich das Essen. Alles andere an derselben Reise wird getrennt und in tatsächlicher Höhe abgezogen:
- Übernachtung — mit Rechnung, in voller Höhe.
- Fahrtkosten — Bahn, Flug, Mietwagen mit Belegen; mit dem eigenen Wagen nach dem Kilometersatz.
- Nebenkosten — Parken, Gepäck, berufliche Telefonate.
Ein Restaurantbeleg von der Reise bringt dagegen nichts zusätzlich: die Pauschale tritt an seine Stelle. Sie aufzubewahren ist überflüssige Arbeit — was den Abzug so bequem macht, sobald man ihm vertraut.
Der Fehler, der bares Geld kostet: die Weiterberechnung
Berechnest du dem Kunden Reisekosten weiter, sind sie bei dir Einnahme — und die Verpflegungspauschale bleibt daneben als Ausgabe bestehen. Beides gehört in die EÜR, nicht gegeneinander verrechnet.
Und auf der Rechnung: weiterberechnete Reisekosten sind Teil deines Entgelts und unterliegen der Umsatzsteuer wie deine Leistung — auch dann, wenn du selbst eine Bahnfahrkarte mit 7 % gekauft hast. Der Steuersatz deiner Leistung gilt für das Ganze. Das ist eine der häufigsten Beanstandungen, und sie lässt sich vermeiden, indem man Reisekosten gar nicht als Posten aufführt, sondern in den Tagessatz einrechnet.
Was das im Jahr wert ist
Zwei Reisetage pro Woche mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sind rund 90 Tage im Jahr, also etwa 1.260 € Abzug — ohne einen einzigen Beleg. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 % sind das ungefähr 378 € weniger Steuer, allein dafür, dass Abfahrt und Rückkehr notiert wurden. Es ist der Abzug mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, den das Gesetz kennt.
Häufige Fragen
Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?
Nein. Sie ist eine Pauschale und richtet sich allein nach der Abwesenheitsdauer. Nachzuweisen ist die Dauer, nicht das Essen.
Wie viel gibt es bei einer Abwesenheit von 9 Stunden?
14 € — über 8 Stunden ohne Übernachtung.
Was passiert nach drei Monaten am selben Einsatzort?
Der Abzug entfällt vollständig. Er beginnt erst wieder, wenn die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen war.
Ist die weiterberechnete Reise umsatzsteuerpflichtig?
Ja, mit dem Steuersatz deiner Hauptleistung — unabhängig davon, welchen Satz die Bahn oder das Hotel dir berechnet hat.
Stand: 17.08.2026. Quelle: § 9 Abs. 4a EStG. Keine steuerliche Beratung.